1. Eltern suchen Betreuung
2. Tagesmutter kostenlos !
3. Bildung & Qualifizierung
5. Kooperationspartnerin werden
5.1. Allg. Regeln f. Tagesmütter
5.3. Existenzgründung Tagesmutter
5.4. Lohn / Kosten / Preise
5.5. Kosten &  Recht für Tagesmütter
5.6. Steuern für die Tagesmutter
5.7. Versicherungen f.d.TM
8. Einkaufen und erleben
9. Förderer & Inserenten
10. Gesetze   Behörden
12. Wir über uns
14. Impressum



Aufzeichnungen (Buchhaltung)
Gewinn = (Unternehmer-) Lohn der Tagesmutter
Erträge / Erlöse / Entgelt
Aufwand
Kosten
   Fixkosten
   Variable Kosten
   Kosten-Arten
   Kosten-Träger
   Kosten-Stellen

   Kosten-Pauschale



Soll eine selbständige Tätigkeit nachhaltig die Existenz der Selbständigen sichern, ist eine laufend aktuelle und vollständige Übersicht aller Bewegungen aller Leistungen und Gelder erforderlich. Dies wird üblicherweise in der Geldwährung des entsprechenden Hoheitsgebietes vorzunehmen sein - zur Zeit in Euro. Alle Leistungen und Leistungsveränderungen müssen in Euro bewertet werden. Zusammen mit den Geldstömen lassen sich so alle Bewegungen im "Betrieb" aktuell und vollständig erfassen und aufzeichnen. Die Form und die Hilfsmittel für diese Aufzeichnungen sind entscheidend für den Nutzen und Verwendungszweck einer solchen Buchhaltung. Für die professionelle Buchhaltung gibt es Richtlinien "Ordnungsmäßigkeit der Buchhal-tung" und bestimmte gesetzliche Einflüsse, wie z.B. das Aktiengesetz.

Die wichtigste Nutzerin einer Buchhaltung ist die Tagesmutter / Unternehmerin selbst. Wegen der hohen Gefahr von Sanktionen ist die nächst wichtige Nutzerin die Finanzverwaltung des Staates. Denn der Staat misstraut jeden Bürger von vornherein und verlangt eindeutige Beweise. So wird auch die Buchhaltung selbst zu einem wichtigen Beweisobjekt, wenn sie als solche nicht vom Finanzamt wegen Verletzung der Ordnungsmäßigkeit abgelehnt "verworfen" wird.

Für nicht kaufmännisch ausgebildete Tagesmütter ist dringend anzuraten, diese Arbeit an eine Steuerberaterin des Vertrauens und vor allem der einschlägigen Qualifikationen mit dieser Arbeit zu betrauen. Weil die Tagespflege die Tagesmutter meistens sehr stark beansprucht, kann es auch für Kauffrauen vorteilhaft sein, diese Hilfstätigkeiten von einer Fachfrau ausführen zu lassen. Für diese buchhalterische Tätigkeit eigenet sich auch ein Tagesmutter-Verein, wenn er diese Funktion den dort organisierten Tagesmüttern anbietet. Für Mitglieder des Tagesmütter-Netzwerkes wird diese Tätigkeit beim Tagesmütter-Netzwerk-Service ausgeführt und den Tages-müttern angeboten.

In der Regel wird hier für die Tagesmutter u.a. fakturiert, Inkasso betrieben, Kontokorrent-Buchhaltung mit Mahnwesen durchgeführt, Beitragsnachweisungen für Sozialversicherungen ermittelt und erstellt, Steuervorauszahlung ermittelt etc.


Gewinn ist die Differenz zwischen den Erträgen und den Kosten. Erträge sind die Entgelte, welche die Kunden für die verkaufte Leistung bezahlt haben. Eine Unternehmerin erhält von keiner Stelle einen Lohn. Ihr Einkommen ist der Gewinn als "Unternehmerlohn", von dem die private Existenz der Unternehmerin bestritten werden muss. Hierunter sind auch alle Vorsorgemaßnahmen zu verstehen, wozu die Altersvorsorge ebenfalls gehört. Von besonderer Bedeutung sind aber Vorsorgemaßnahmen gegen den Folgen eintretender Risiken. Das Unternehmerrisiko ist immer höher als das einer Beschäftigten.


Unternehmierinnen erhalten für den Verkauf, Verpachtung oder Vermietung von Leistungen Erlöse, Erträge oder Entgelte. Die Kunden (Eltern) zahlen für die Leistungen der Tagesmutter i.d.R. ein monatliches Entgelt. Je nach Vereinbarung kann auch die tägliche Zahlung vereinbart werden. Langfristig (nachhaltig) angelegte Leistungen, wie die Tagespflege werden üblicherweise monatlich abgerechnet. Weil diese Leistungen stets im Voraus zu entgelten sind, stellt ledigleich die erste Zahlung einen Pauschalbetrag dar - der allerdings angepasst werden könnte. Ab Ende des ersten Monats werden in der Regel die tatsächlichen Leistungen abgerechnet.

Entgelte
Die Entgelte werden üblicherweise monatlich bei den Eltern in Rechnung gestellt und sind im Voraus zu zahlen. Abweichungen werden in der Folgerechnung ausgeglichen. Stundesätze unterhalb von 7 Euro pro Kind gelten als gering. Unterhalb von 5 Euro sind sie sittenwidrig. Diesen Orden können sich besonders Jugendämter anheften, die nur auf ehrenamtliche Tätigkeit (ohne Lohn) aber mit Kostenersatz operieren. Grundsätzlich gilt, dass das monatlich verfügbare Einkommen nach Steuern (Entgelt, abzüglich Kosten, abzüglich Versisherungsbeitrge und abzüglich der persönlichen Steuern und Abgaben) darf die Pfändungsfreigrenze nicht unterschreiten, wenn das Einkommen nicht als sittenwidrig angesehen werden soll. Achtung: Sittenwidrige Vertäge sind nichtig !

Arbeitsleistungen werden üblicherweise in Stunden (als Mengeneinheit) abgerechnet. Die Summe der Stunden multipliziert mit dem vereinbarten Entgelt ergibt die Monatssumme, z.B. 21 Tage, je 8 Stunden zu einem vereinbarten Stundesatz von 7 Euro ergibt: 21 Tage x 8 Std. x 7 € = 1.176 €.

Sachleistungen:
Mehraufwendungen für besondere Ernährung, z. B. Babynahrung, Diätnahrung, Rücksicht auf bestimmte Lebenmittelallergien. Beispiel: für Frühstuck und Mittagessen bei Lebensmittelallergie oder "Gläschen-Nahrung" 5 Euro pro Tag ergibt 21 Tage x 5 Euro = 105 Euro (Achtung: Diese Sachleistung der Tagesmutter kann als "Handelsware" umsatzsteuerpflichtig sein). Auf der sicheren Seite sind die Eltern, wenn sie in derart komplizierten Fällen der Tagesmutter ausreichend und rechtzeitig Nahrung und Getränke mitbringen.

Eintrittsgelder, Fahrtkosten sind der Tagesmutter ebenfalls von den Eltern als Sachleistungen zu erstatten.

Alle abrechnungsfähigen Sachleistungen müssen zwischen der Tagesmutter und den Eltern vorher vereinbart sein. Nur dann hat die Tagesmutter Erstattungsansprüche.


Aufwendungen sind Ausgbaben, welche von der Tagesmutter irgendwann für irgend einen Zweck getätigt hat. Die Ausgabe muss nicht mit der Erwerbstätigkeit zusammen hängen, sie kann auch privat veranlasst oder  sinnlos ausgegeben worden sein.



Kosten sind hingegen in der Abrechnungsperiode zielgerichtet entstanden und dienten immer dem Erwerbszweck. Sie sind betrieblich notwendig und bei der Ermittlung des Preises, wie auch bei der Ermittlung der Steuerlast in den entsprechenden Steuerarten zu berücksichtigen. Wenn die Tagesmutter von der Umsatzsteuer und von der Gewerbesteuer befreit ist (siehe Seite 4.6), ist nur noch die Einkommensteuer relevant. Wenn das nicht so ist, ist die Gewerbesteuer eine Kostenart und bei der Ermittlungs des einkommensteuerpflichtigen Gewinns steuermindernd zu berücksichtigen.



Fixkosten sind Kosten, deren Höhe unabhängig von der Lesitung ist. Diese Kostenarten verändern ihre Höhe nicht, wenn die Tagesmutter viele oder wenige oder keine Kinder zu betreuen hat. Insbesondere sind dies die Raumkosten, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, lineare AfA, Haftpflicht- und Unfallversicherung der Tagesmutter etc.

Variable Kosten sind leistungsabhängige Kosten. Werden keine Leistungen von der Tagesmutter erbracht, fallen diese auch nicht an. Sind die Leistun-gen hoch, so sind auch diese Kostenarten in den Summen entsprechend hoch. Beispiele: Lebensmittel für die "Gastkinder", Badewasser, Energie für die Zubereitung der Speisen, Kraftstoffverbrauch, bei täglichen Abhol-/ Bringdiensten der Tagesmutter, Ausflüge mit den Kindern in öffentliche kostenpflichtige Einrichtungen, z. B. Zoo, Museum, Frankfurter Palmen-garten, Einmalwindeln u.a.



Kostenarten sind zum Beispiel Raumkosten, Personalkosten, Kosten für die Beschaffung, Bindung und Erfüllung der Aufträge, Beratungskosten usw. Bei den Raumkosten gibt es Anteile, bei denen es sich immer um "kalkulatori-sche Kosten" handelt.

Eine Tagesmutter hat besonders folgende Kostenarten:

Raumkosten (AfA oder Pacht/Miete), Reparaturen und Renovierung,
Raum-Nebenkosten: Grundsteuern, Anliegerkosten, Licht- und Heizener-gie, Wasser, Müll, Schornsteinfeger etc.
Einrichtung der betriebsnotwendigen Räume (Teppiche, speziell Möbel)
Spezielle Wäsche und Wäschpflege
Reinigung und Reinigungsmaterial (auch die Putzfrau)
Kosten der Kinder- Körper- und Gesundheitspflege (Windeln, Cremes, Wasser),
Ausstattung wie Kindewagen (Geschwister-Buggy), Hochstühle, Toiletten-Einsatz, Toilettensteighilfe für Kinder, Herd-Gitter, Schranktüren-Sperren, Gitter vor Treppen, Kindergeschirr (Abwendung von Bruchgefahren) u.a.
Spielzeuge und -Materialien, Kinderbücher, Bastelanleitungen und -Material
Geschenke und Feiern, insbesondere bei Neuzugängen und Verabschiedung von Kindern (Eingwöhnungs- und Trennphasen für die Kinder)
Eintrittsgebühren: Zoos, Schwimmbad ...
Nebenkosten des Geldverkehrs (Grundgebühren der Bank)
Kosten der Auftragsbeschaffung wie Inserate, Vermittlungskosten
Bewirtung von Eltern (z.B. die sich mit dem Kind vorstellen, periodische Erziehungs-Besprechungen mit den Eltern etc)
Telefon- und internet-Kosten für die verschiedensten betrieblich notwendigen Zwecke (beim Telefon immer eine ausführliche Liste aller gebührenpflichtigen Verbindunge beifügen, die gekennzeichnet ist nach privat und betrieblich erforderlich, deren Summen und Verhältnisse zu den Grundkosten)
Fahrtkosten, Fahrscheine, Fahrdienste
PKW mit allen Kostenbestnadteilen
Büromaterial
EDV und internet-Kosten, Material, Reparaturen, Wartung
Berufsfortbildung, nebst Reise und Beherbergungskosten mit den Mehraufwendungen für Speisen und Getränke,
Fachliteratur und einschlägige internet-Abos


Versicherungen Haftpflicht-Versicherung

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

Renten-, Kranken- und Unfall-Versicherungen, sowie die Altersvorsorge sind keine Kosten, sondern Sonderausgaben, bestenfalls Rückstellungen oder Rücklagen für finanzielle Folgen eventuell eintretender Risiken.



Kalkulatorische Kosten sind rechnerisch ermittelte Kosten. Zu den kalkulatorischen Kosten gehören vor allem Wertminderungen und der Verschleiß der langlebigen Wirtschaftsgüter. Unter Wirtschaftgüter sind in diesem Zusammenhang nicht nur Waren sondern auch Rechte zu verstehen.

Typischerweise fallen u.a. hierunter:
   Betriebsräume
        Kinderzimmer
        Hobbyzimmer für Kinder
        Räume der teilweisen Nutzung zu Erwerbszwecken, wie
             Wohnzimmer, Küche, Schlafräume der Kinder etc.
   Einrichtung der Betriebsräume
        Möbel, Teppiche und Matten, Betten mit Bettwäsche, Vorhänge,
        Beleuchtungs, -sowie Heizkörper etc.
   Maschinen für die betriebliche Nutzung
        Küchengeräte, insbesondere Kühlschrank, Herd, Mikrowellenherd,
        Maschinen zur Raumheizung, Waschmaschine, Wäschetrockner,
        Kraftfahrzeug

Die betriebliche notwendigkeit einzelner Positionen sollten auf gesonderten Nachweisen unwiderlegbar begründet und glaubhaft gemacht werden. Beim Kfz ist das üblicherweise ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch. Für die Räume fängt das mit der Stundenaufstellung der Tagespflegezeiten der einzelnen Tagespflegekinder an.

Wurde beispielsweise ein Gebäude für den Betrieb einer Kindertagesstätte errichtet, so kommen viele verschiedene Kostenbestandteile zusammen, bis das Gebäude endlich "betriebsbereit" ist. Diese müssen alle zusammenge-zählt werden. Die Summe macht den Gesamtwert des Gebäudes aus. Das Gebäude hat eine lange "Lebensdauer". Indes wird das Grundstück nicht verbraucht und behält seinen Wert auch in Zukunft. Weil aber nur das Gebäude "verschlissen", bzw. "verbraucht" wird, kann i.d.R. nur dieses in die Kostenrechnung einfließen. Der Verschleiß ist aber nicht innerhalb einer steuerlich relevnten Periode vollständig abgeschlossen, sondern dauert viele Jahre. Deshalb muss der Gebäudewert auf diese vorausichtliche Lebensdauer verteilt werden. Der jährliche Wertverlust, dem dieses Gut unterzogen wird, wird Abschreibung (abgekürzt: AfA) genannt. Er wird rechnerisch, also kalkulatorisch ermittelt. Deshalb sind die AfA für langle-bige Wirtschaftsgüter kalkulatorische Kosten. Der Werteverlust kann sich bei den verschiedenen Wirtschaftsbeeichen unterscheiden. Das Finanzamt hat eine Erfahrungstabelle, die in Branchen eingeteilt ist.

Eine Tagesmutter braucht für ihre betreuenden und erzieherischen Tätig-keiten fremder Kinder aber nicht ein Gebäude. Die Tätigkeit wird in der Regel nicht einmal in dafür separaten Räumen ausgeübt, sondern in der privaten Wohnung. Deshalb muss die berufliche Nutzungszeit von der privaten Nutzungszeit abgetrennt werden. Auch wird oft nicht die gesamte Wohnfläche betrieblich genutzt, sondern nur bestimmte Flächen. Zunächst sind also einmal die verschiendenen Räume auf ihre Notwendigkeit für die Tagespflege fremder Kinder zu prüfen. Nur die Flächen der notwendigen Räume können gezählt werden. Danach ist die zeitliche Abgrenzung erfor-derlich. Befinden sich neben den Tagespflegepersonen und den Tagespfle-gekinder (neben den eigenen minderjährigen Kinder) moch andere Personen regelmäßig in der Wohnung, z.B. Untermieter, volljährige Kinder etc. so scheitert diese Kostenermittlung.

Bei der Ermittlung der Raumkosten sind also alle im Kalenderjahr anfallenden Kostenteile zusammen zu rechnen. Das ist entweder die jährliche AfA oder die Mietaufwendungen, die Raumpflege, Heizung, Renovierung etc. Um im Beispiel leichter rechnen zu können, nehmen wir eine monatliche Summe von 500 €. Das sind im Jahr 6.000 €.

Die fiktive Wohnung umfasst:

     30 qm Wohnzimmer
     20 qm Kinderzimmer 1
     18 qm Kinderzimmer 2
     16 qm Schlafzimmer der Eltern
     12 qm Küche
     12 qm Flur innerhalb der Wohnung
       6 qm Badezimmer
       4 qm Toilette
       2 qm Abstell-Ecke

Angenommen, die Tagesmutter hat eigene Kinder, den kleinen Julius, ein-einhalb Jahre alt und die kleine Sabine vier Monate alt. Zusaätzlich betreut sie von Montag bis Freitag jeweils von 7:00 Uhr bis 18:00 Uhr drei Tages-pflegekinder "in Vollzeit". Das sind täglich 11 Stunden, in der Fünf-Tage-Woche 55 Stunden, im 30-Tage-Monat 242 Stunden oder im 360-Tage-Jahr 2.904 Stunden. Das ist die Betriebszeit. Die Gesamtzeit im Jahr beträgt 360 Tage mal 24 Stunden = 8.640 Stunden.

Die betrieblich notwendigen Flächen werden also nur 2.904 Stunden von insgesamt 8.640 Stunden benötigt. Entsprechend sind auch die betriebs-notwendigen Raumkosten zu kalkulieren. Das sind 0,69 € pro Stunde, am Tag 7,63 €, in der Woche 38,19 €, im Monat 168,05 €, bzw. im Jahr 2.016,67 €.

In diesem Beispiel sind wir davon ausgegangen, dass alle Räume betrieblich notwendig waren und entsprechend genutzt wurden. Das muss aber nicht so sein. Wenn zum Beispiel das elterliche Schlafzimmer oder Vaters Compu-terzimmer während der Tagespflege nie benutzt wurde, also betrieblich nicht notwendig ist, können diese Flächen auch nicht in die Kalkulation einbezogen werden. Nutzt die Tagesmutter den Computer aber für die Auftragsbeschaffung, für den Erfahrungsaustausch mit anderen Tages-müttern, z.B. in einem unserer Foren oder im Forum Laufstall oder andere und sie schreibt hier auch noch ihre Geschäftsbriefe, Rechnungen, Steuer-erklärungen etc., ist sowohl der Raum als auch der Computer, sogar das Telefon und der internetanschluss betrieblich notwendig und gehört in die betriebliche Kostenrechnung der Tagesmutter.

Wenn immer drei Tagespflegekinder anwesend waren, verteilt sich der so ermittelte Betrag auf drei "Kostenträger" also drei Kinder. Die Raumkosten in gleicher Höhe entstehen auch, wenn die Tagesmutter z.B. nur zwei fremde Kinder betreuen kann, weil sie nicht mehr "Aufträge" bekommen hat oder aus gesundheitlichen oder anderen Gründen nicht mehr betreuen kann.

Kommen mehrere Erwerbsarten zusammen, z.B. Vater wickelt in seinem Arbeitszimmer am Computer Aufträge im Bereich Webdesign ab und erzielt hierdurch Erlöse, Tagespflegekinder spielen aber gern in der Nähe des Tagesvaters, so wird die Abgrenzung schwierig. In dem Falle wird das Arbeitszimmer des Vaters nicht der Erlösart Tagespflege, sondern eher Webdesign zuzurechnen sein. Keinesfalls können Kosten doppelt zugeord-net werden, also der Tagespflege und dem Webdesign (um in diesem Beispiel zu bleiben). In nicht eindeutigen Zuordnungsmöglichkeiten muss sich das Finanzamt von einer Anerkennung als Kosten für die Tagespflege distanzieren.

Es ist aber zu unterscheiden, ob ich die kalkulatorischen Kosten für meine Preisgestaltung kalkuliere oder aber für mein jährliches Betriebsergebnis betrachte.



Dieser Begriff hat mehrere Bedeutungen. Innerhalb des Unternehmens sind die Kostenträge mit den Auftraggebern in einer Beziehung. Außerhalb des Unternehmens sind es die Adressaten, welche für die Entgeltzahleung aufkommen. Das können die Eltern sein, das Jugend-Amt oder Jugens- und Sozialamt (nach § 23 KJHG), sowie vorgenannte Behörde in Verbindung mit den Eltern nach § 91 ff KJHG. Letzters kann von Landesgesetzen oder/und der Satzung der jeweiligen Gemeinde abhängen.



Kostenstellen in einem Betrieb sind i.d.R. scharf abgrenzbare regionale an Abteilungen. In jeder Kostenstelle gibt es eine Kostenstellenleiterin, die für die dort entstehenden Kosten Rechenschaft ablegen muss. Sind die Kosten höher als budgetiert, so hat die Kostenstellenleiterin die Mehrkosten zu veranworten.

Bei einzelnen Tagemüttern gibt es keine Kostenstellen. Diese steuernde Einrichtung ist nur in größeren Tagespflegeeinrichtungen sinnvoll, wie etwa Kindertagesstätten, Kindergärten o.a. Hier kann eine Kostenstellenrechnung mit Hilfe der Finanzplanung ein wichtiges Hilfsmittel zur Kostensenkung sein.



Im Verlaufe der Zeit konnten in der Finanzverwaltung Erfahrungswerte von Tagesmüttern gesammelt werden. Diese konnten eine Vereinheitlichung herbei führen. Sehr harte Überprüfungen und etlichen Streichungen oder Kürzungen der einzelnen Bestandteile dieser Erfahrungswerte führten letzt-lich zu einer allgemein anerkannten Betriebskostenpauschale. Sie wurde vor ca. 17 Jahren veröffentlicht und seither nicht mehr verändert. Sie beträgt 245,42 € pro Tagespflegekind im Monat. Entstehen der Tagesmut-ter keine oder nur unbedeutende Sachaufwendungen, beträgt diese Beitriebskostenpauschale nur 76,69 € pro Kind und pro Monat. Sind die Tagespflege-zeiten schwankend, so ist abhängig von der Anzahl der Pflegetage pro Woche ein Stundensatz zu ermitteln.

Wegen des hohen Anteils der fixen Kostenbestandteile senkt sich der Stundensatz bei mehr als 8 Stunden täglich überproportional.

In der Steuererklärung ist es nicht möglich, die Betriebskostenpauschale und zusätzlich andere Einzelkosten gewinnmindernd und damit steuermindernd anzusetzen.

Sind die tatsächlichenn Kosten höher als die Betriebskostenpauschale pro Kind - für alle Kinder und für alle Monate des entsprechenden Jahres, so muss eine dataillierte Aufstellung aller Kosten für das gesamte Fiskaljahr nachgewiesen und belegt werden. Hierbei hat die Tagesmutter einen geringen Ermessensspielraum. Aber jeder Betrag muss dem Erwerbszweck uneingeschränkt gedient haben.

Es ist leicht einzusehen, dass die wirklichen Kosten der Tagesmutter, die sie für diese Erwerbsart einsetzt, höher ist, als die uralte Betriebskosten-pauschale. Andererseits muss der Aufwand für die Buchhaltung (Grundlage für die Kostennachweise) gegen gerechnet werden. Auch wenn diese Kosten gewinn- und damit steuermindernd sind, bleibt doch ein Anteil beim Steuerpflichtigen "hängen". Es lohnt nur, wenn der Unterschiedsbetrag höher als diese Zusatzkosten sind.




Trotz Recherchen kann keine Haftung für die Vollständigkeit, Aktualität und/oder Richtigkeit übernommen werden. Haftungsansprüche in jeglicher Form sind ausgeschlossen.

Fortsetzung folgt bei Gelegenheit. Wer möchte, kann auch einen Beitrag hier einbringen. Allerdings muss dann der Verfasser-Name mit angegeben werden !

Anfragen sind jederzeit willkommen, können aber nicht immer sofort beantwortet werden. Wir bitten um Verständnis.

Name:
Vorname:
E-Mail-Adresse:
Straße:
Ort:
Telefonnummer:
Kommentar:
 
Top